Mit Ausdauer lässt sich die digitale Transformation meistern

Von Yannick Leippold (Foto), Geschäftsführer der yannick.digital GmbH

Um das eigene Maklerbüro erfolgreich zu digitalisieren, ist es wichtig, zunächst einmal drei grundlegende, die Technologie betreffende Tatsachen zu verinnerlichen.

Tatsache eins ist: Die Zukunft der Technik, unserer Daten und unzähliger Anwendungen liegt in der Cloud. Bereits heute nutzen wir alle eine Vielzahl an Online-Diensten und Apps, deren Funktionalitäten nur durch Cloud-basierte Technologien möglich sind. Diesem technologischen Wandel können wir uns nicht mehr entziehen.

Zweitens, es gibt nicht die eine Software, die alles kann oder alle Probleme löst oder den technologischen Rückstand im eigenen Unternehmen in einem Rutsch aufholt. Jedes Maklerbüro agiert ein wenig anders, hat über die Jahre eigene Prozesse entwickelt und basiert auf einem individuellen Geschäftsmodell. Und genau dafür gilt es die richtigen Online-Tools bzw. Software zu finden. Oftmals haben sich die besonders erfolgreichen Tools auf einen speziellen Teilbereich fokussiert, wie zum Beispiel Calendly auf die Online-Terminbuchung oder Flixcheck auf individuelle digitale Formulare. Es ist empfehlenswert, lieber mehrere Tools zu verwenden, die in ihrem Bereich richtig gut sind, als eine Software zu nutzen, die zwar alle Bereiche abdeckt, aber dafür schlecht aufgestellt ist und nur sehr rudimentäre Funktionalitäten bietet.

Der dritte Punkt bezieht sich auf das Thema Schnittstellen. All diese (meist) cloud-basierten Tools und Apps lassen sich über entsprechende Schnittstellen miteinander verbinden. So lassen sich komplexe Unternehmensprozesse digital und teilweise sogar völlig automatisiert online darstellen. Wer sich näher mit der Thematik beschäftigt, wird schnell feststellen, dass sich durch Anbieter wie Zapier so gut wie alle Tools und Applikationen untereinander verbinden lassen. Dadurch kann man Workflows komplett digital im eigenen Unternehmen aufbauen.

Prozessoptimierung ist das A&O

Viele fragen sich, wie man denn überhaupt die richtigen Online-Tools für das eigene Geschäftsmodell findet. Dazu ist es zuallererst wichtig, das eigene Unternehmen und die dazugehörigen Geschäftsbereiche und Prozesse einmal gründlich zu durchleuchten und auf den Prüfstand zu stellen. Erst wenn man überhaupt weiß, welche Prozesse das eigene Unternehmen am Laufen halten, lässt sich entscheiden, was und wie man diese digitalisiert.

Prozessoptimierung ist der erste Schritt in die eigene digitale Transformation. Leider kommt diese Kernaufgabe oftmals aus Zeitmangel oder gut gemeintem Aktionismus viel zu kurz. Dabei ist es doch nur logisch, dass man sich erst einmal anschauen muss, wo man steht, bevor man entscheiden kann, wohin man geht. Dafür verschafft man sich am besten einen Überblick über die Ist-Situation im eigenen Unternehmen und überlegt dann, wie die einzelnen Prozesse, also die Soll-Situation, in der Zukunft aussehen sollen. Danach lässt sich dann relativ einfach entscheiden, welche Tools sich eignen und welche Software sinnvoll ist, um in die Soll-Situation zu kommen.

Darauf gilt es zu achten

Bei der Entscheidung, wie die eigene Digitalisierung am besten aussehen und dann auch nachhaltig umgesetzt werden soll, gibt es zwei entscheidende Punkte: Es ist nicht Teil des Kerngeschäfts von Vermittlern, sich mit spezifischem IT- und Technologie-Know-how im Detail auszukennen. Deshalb ist es zwingend notwendig, sich bei der Digitalisierung des eigenen Maklerbüros externe Unterstützung zu holen, und damit ist nicht die klassische IT-Firma gemeint. Für diesen Job braucht es jemanden, der zum einen das Versicherungswesen inklusive all seiner Besonderheiten und Prozesse versteht, und zum anderen auch die Softwarewelt kennt. Die Transformation zum digitalen Maklerbüro kann nur dann nachhaltig gelingen, wenn man beide Welten sinnvoll miteinander verbindet.

Der zweite Punkt bezieht sich auf die Umsetzung bzw. Implementierung der eigenen Zielsetzung, also die Erreichung des Soll-Zustands, den man auf Basis der eigenen Analysen erreichen will. Wenn man weiß, welche Prozesse man wie anpassen möchte, dann muss man auch die entsprechende Software dazu anpassen. Es bringt nichts, wenn man versucht, veraltete Prozesse mithilfe einer neuen Software darzustellen, oder umgekehrt neue, optimierte Prozesse nicht durch eine entsprechend aktuelle, moderne Software abbildet. Beides geht immer Hand in Hand.

Dauerlauf statt Sprint

Abschließend soll hier noch mit einem Mythos aufgeräumt werden, der leider nach wie vor weitverbreitet ist, wenn es um Digitalisierung und Automatisierung geht: Dieses Thema mit allem, was dazu gehört, ist kein Sprint, sondern ein Dauerlauf. Der oder die eine oder andere hat eventuell in Sachen smarte Technologien und moderner Arbeitsplatz noch einiges aufzuholen, aber selbst wenn das bereits geschafft ist, hört die rasante technologische Entwicklung an dieser Stelle nicht auf. Auch die Prozesse im eigenen Unternehmen, egal in welchem Geschäftsbereich, sind nicht statisch, sondern unterliegen zahlreichen Veränderungen, die dazu führen, dass man sich in einem kontinuierlichen Kreislauf aus Analyse und Optimierung befindet. Zur Klarstellung: Es geht nicht darum, funktionierende Prozesse ständig grundlegend zu ändern, sondern im Blick zu behalten, ob der gut funktionierende Prozess durch das Anziehen kleinerer Stellschrauben verbessert werden kann.

Einfach loslegen

Am Ende ist es bei der Digitalisierung des eigenen Maklerbüros genauso wie mit allem anderen: Man muss einfach anfangen und machen. Wer hier zu lange zögert und weiterhin den Anschluss verpasst, wird mit dem eigenen Geschäftsmodell in Zukunft große Schwierigkeiten bekommen. Deshalb lieber jetzt direkt mit kleinen Schritten starten und fokussiert an der Erreichung der eigenen Zielsetzung arbeiten.