Softskill Zeitmanagement – Organisieren Sie noch oder leben Sie schon?

Schritt 1: Entdecken Sie Ihre persönlichen Stressfaktoren

Lösen Sie sich davon, wovon „man“ gestresst ist. So unterschiedlich wir Menschen sind, so unterschiedlich ist auch das, was Sie als unabhängigen Makler unter Druck bringt. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre individuellen Stressfaktoren, beispielsweise mit der „Stresslandkarte“.

Und die geht so: Nehmen Sie ein großes Blatt Papier (DIN A3) und schreiben Sie in die Mitte des Blattes Ihren eigenen Namen. Notieren (oder skizzieren) Sie um Ihren Namen herum alle Bereiche, Personen, Themen, Aktivitäten und Aufgaben, die in Ihrem Leben eine Rolle spielen. Dicht an Ihren Namen schreiben Sie, wer und was Ihnen nahesteht. Je weiter nach außen zum Blattrand Sie kommen, desto weniger berühren diese Aufgaben oder Personen Sie.

Bewerten Sie anschließend jeden Eintrag (Bereich, Aufgabe, Person ...) mit 0 bis 5 Punkten. Dabei stehen 5 Punkte für einen hohen Stressfaktor, 0 Punkte für keinen Stress. Markieren Sie mit einem Minus- bzw. Pluszeichen, ob Sie jeweils Kraft in den entsprechenden Bereich investieren müssen (−) oder ob Sie Kraft daraus schöpfen (+). Hilfreich ist dabei die schlichte Frage: „Womit vergeude ich derzeit meine Zeit?“ Sammeln Sie Ihre Antworten schriftlich und seien Sie maximal ehrlich.

Diese Zeichnung verschafft Ihnen einen guten Überblick über Ihre größten Kraftfresser und zeigt Ihnen wie eine Landkarte, wo für Sie der richtige Weg für mehr Energie und Zufriedenheit liegen kann.

Schritt 2: Kreativer Chaot oder Systematiker? Entdecken Sie Ihren individuellen Organisationsstil

Sind Sie eher der kreative Chaot oder der systematische Macher? Kreative Chaoten sind Out-of-the-Box-Denker, Neue-Wege-Geher und Querdenker, und als solche beißen sie sich am klassischen Zeitmanagement (Listen schreiben, Prioritäten vergeben, abarbeiten) die Zähne aus. Der Grund? Diese Herangehensweise widerspricht so völlig ihrer natürlichen Herangehensweise, wie sie Aufgaben am liebsten lösen. Denn als flexible, spontane Ausprobierer oder als empathische Unterstützer sind die klassischen Methoden zu starr und erzeugen statt Entlastung nur mehr Frust. Lösen Sie sich in Ihrem persönlichen Zeitmanagement davon, wie „man“ es macht. Entdecken Sie, wie Sie ticken, und was das für Ihr individuelles Zeitmanagement bedeutet (siehe Schritt 3). Einen Gratis-Selbst-Check „Chaot oder Systematiker“ mit Sofort-Tipps für Ihr individuelles Zeitmanagement finden Sie hier.

Schritt 3: Entwickeln Sie Ihren persönlichen Zeitmanagement-Stil

Leiten Sie aus Schritt 2 Ihren persönlichen Weg zu mehr Zeit und Produktivität ab. Und berücksichtigen Sie dabei auch, wie Ihr Alltag „tickt“. Haben Sie einen sehr gut plan- und strukturierbaren Alltag? Dann kommen Sie in der Regel mit den Tipps aus dem klassischen Zeitmanagement super klar. Ist Ihr Alltag jedoch eher dynamisch und flexibel, neue Aufgaben kommen völlig unerwartet oder Prioritäten ändern sich ständig, dann gehen auch beim besten Planungsweltmeister die Planungen in die Knie. Nicht, weil Sie es nicht besser könnten. Nein! Weil Ihr Alltag nicht so planbar ist, wie die „Erfinder“ des klassischen Zeitmanagements sich das damals gedacht hatten.

Und das bedeutet konkret:

Kreativer Chaot in einem dynamischen Umfeld: Machen Sie eine Reisende-To-Do-Sammlung statt einer To-Do-Liste. Das bedeutet: entkoppeln Sie Terminkalender und Aufgabensammlung. Geben Sie sich bewusst die Erlaubnis, alles aufzuschreiben, was Sie tun müssen und was Sie tun könnten. Picken Sie sich ein To-Do heraus, erledigen Sie es. Alles Nichterledigte reist automatisch mit in die nächsten Tage und Sie ersparen sich wertvolle Zeit und Nerven, das Nichterledigte jeweils auf die folgenden Tage zu übertragen. Wie die Reisende-To-Do-Sammlung genau funktioniert können Sie hier im Detail nachlesen.

Kreativer Chaot in einem planbaren Umfeld: Nutzen Sie die Vorhersehbarkeit der Ereignisse, um sich Ruhephasen für Kreatives und Neues zu schaffen. Schotten Sie sich in diesen Zeit gegen Störungen ab. Das macht Sie zum Produktivitätsturbo.

Systematischer Macher in einem dynamischen Umfeld: Hören Sie auf, zu akkurate Zeit- und Prioritäten-Pläne zu erstellen! Ihr Alltag ist nicht mehr so planbar, wie es zu Zeiten der Erfindung von „Zeitmanagement“ war. Halten Sie sich viele Freiräume und Luft für die unvorhergesehenen Aufgaben und für Störungen. Ihr Alltag ist nicht planbar – also versuchen Sie es auch nicht. Das schont Ihre Nerven und bewahrt vor Burn-out.

Systematischer Macher in einem planbaren Umfeld: Machen Sie es so, wie es das klassische Zeitmanagement lehrt: Listen machen, Prioritäten vergeben, Zeiten planen, diszipliniert abarbeiten.

Über die Autorin

Cordula Nussbaum (Foto oben) unterstützt seit vielen Jahren Berufstätige in den Themen Zeit- und Selbstmanagement. Die Speakerin und Autorin bricht mit den 0815-Methoden und dem pauschalen „So organisiert ‚man‘ sich!“. Stattdessen schaut sie auf die Präferenzen der einzelnen Menschen und baut darauf ein individuelles Selbst- und Zeitmanagement auf.

Mehr Infos unter www.kreative-chaoten.com

Schritt vier bis fünf lesen Sie demnächst im zweiten Teil der Serie "Softskill Zeitmanagement – Organisieren Sie noch oder leben Sie schon?" bei AssCompact!