Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, geht häufig wichtiges Wissen verloren. Dieses Wissen wurde oft über Jahre gesammelt und vertieft und ist für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Es sichert den Erfolg. Verschiedene Methoden sollen helfen, das Wissen bei einem Mitarbeiterwechsel zu sichern.
Redakteur/in: Kerstin Quirchtmayr - Veröffentlicht am 22.09.2022
Von Sebastian Berg, Vorstand der Buhr & Team AG für mehr Unternehmenserfolg
Damit ein Unternehmen sein Wissen sichern und an neue Mitarbeiter weitergeben kann, gibt es Möglichkeiten, Wissen erfolgreich zu transferieren. Dabei ist es wichtig, ein Konzept zu entwickeln, das an die Struktur im Unternehmen angepasst und standardisiert ist. Das Konzept des Wissenstransfers sollte dabei fester Bestandteil der Lernkultur des Unternehmens sein.
Methoden des Wissenstransfers
Die Grundlage für einen standardisierten Wissenstransfer ist die schriftliche Dokumentation in Form von Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen und Checklisten. Im nächsten Schritt helfen Methoden den Mitarbeitern, das eigene Wissen zu verdeutlichen und zu reflektieren. Folgende Methoden werden in der Praxis häufig genutzt:
Diverse Teams
Diversität in Teams bedeutet, dass Teams aus Menschen mit unterschiedlichen Eigenschaften und Hintergründen bestehen. Das Geschlecht, das Alter, die Herkunft, Religion und Weltanschauung und die sexuelle Orientierung und Identität spielen bei der Einstellung keine Rolle. In diesem Umfeld kann das unterschiedliche Wissen an die anderen weitergegeben und das Voneinanderlernen gefördert werden. Der Wissenstransfer erfolgt einerseits durch den kontinuierlichen Austausch und andererseits durch die gemeinsame Bewältigung von Aufgabenstellungen.
Diverse Teams haben ein großes Potenzial. Sie kombinieren verschiedene Fähigkeiten, Erfahrungen und Sichtweisen. Dadurch ergeben sich vielfältige Perspektiven und neue Herangehensweisen zur Lösung von Herausforderungen. Die Effizienz der Gruppe nimmt zu.
Lerntandem
Das Lerntandem ist eine konzentriertere Form des Wissenstransfers. Hierbei arbeiten erfahrene und unerfahrene Mitarbeiter im Team zusammen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Wenn die Fähigkeiten weniger erfahrener Mitarbeiter zunehmen, können sich erfahrene Mitarbeiter schrittweise aus der Position zurückziehen.
Lerntandems lassen sich flexibel und ohne viel Vorbereitung einführen. Sie eignen sich besonders zur Übergabe von Schlüsselpositionen. Durch die enge Zusammenarbeit können neue Mitarbeiter schnelles praxisnahes Wissen aufnehmen und dadurch einen höheren Lernerfolg erzielen.
Mentoring
Mentoring ist eine praktische und individuelle Personalentwicklungsmethode. Unerfahrenere Mitarbeiter (Mentees) werden mit erfahrenen Mitarbeitern (Mentoren) zusammengebracht und erweitern ihr Fachwissen durch die Kenntnisse, Fähigkeiten, Werte und Perspektiven des Mentors. Im Gegensatz zu Lerntandems haben die beiden Parteien keine gemeinsamen Aufgaben. Stattdessen fungiert der Mentor als Ansprechpartner und Ratgeber.
Diese Maßnahme eignet sich besonders für Nachwuchskräfte, die auf eine Fach- oder Führungsposition vorbereitet werden. Wenn zwischen dem Mentor und dem Mentee eine gute Beziehung besteht, kann sehr schnell eine hohe Lernerfolgsrate erreicht werden.
Lessons learned
Lessons learned sind Erkenntnisse, die auf tatsächlichen Erfahrungen basieren und von Mitarbeitern bei der Ausführung ihrer Arbeitsaufgaben gewonnen werden. Diese Erkenntnisse stammen sowohl aus positiven als auch aus negativen Erfahrungen und sollten entsprechend dokumentiert werden.
Lessons learned können einen erheblichen Mehrwert für neue Projekte darstellen, beispielsweise durch die Vermeidung von Fehlern aus vergangenen Projekten. Diese Wissenstransfermaßnahme hilft dabei, Prozesse zu optimieren.
Die Umsetzung beginnt mit dem Sammeln aller Erfahrung aller aktiv beteiligten Mitarbeiter. Dabei sind sowohl positive als auch negative Aspekte wichtig. Sie sollten die in jedem Projekt gesammelten Erfahrungen in regelmäßigen Workshops vorstellen und diskutieren. Wichtige Fragen wie die folgenden können Orientierung geben:
- Was war das ursprüngliche Ziel?
- Hat sich die Zielsetzung verändert und wenn ja, inwiefern?
- Waren die Kompetenzen richtig verteilt?
- War die Vorgehensweise passend?
- Wo gab es Herausforderungen und Risiken? Hätten sie vermieden werden können?
Was ist gut gelungen und kann auch in Zukunft weitergeführt werden?
Die Ergebnisse müssen gemeinsam analysiert und Handlungsempfehlungen abgeleitet werden.
FAQ-Sammlung
Eine FAQ-Sammlung ist eine Zusammenstellung von Antworten auf grundlegende und regelmäßig auftretende Fragen zu bestimmten Themen und Herausforderungen.
FAQ-Sammlungen können zur Lösung von Problemen und zur Beseitigung von Unklarheiten beitragen. Dies macht es einfacher, Doppelarbeit und Fehler zu vermeiden. Neue Mitarbeiter können schneller eingearbeitet werden. All diese Aspekte sind untrennbar mit der Zeit- und Kostenersparnis des Unternehmens verbunden. Es ist wichtig, dass Sie die Fragensammlung kontinuierlich erweitern und aktuell halten.
Unternehmens-Wiki
Wikis unterstützen den Aufbau und Austausch von Wissen in einem gemeinsamen Forum. Ob es sich um einen Erfahrungsbericht über den Verkauf neuer Produkte, schriftlich und grafisch festgehaltene Prozesse oder um die wichtigsten Daten des Kunden handelt – das interne Wiki kann all diese Informationen bereitstellen. Hier werden allgemeingültige und für die Zukunft relevante Informationen gesammelt. Darüber hinaus können neue Entwicklungen festgehalten werden.
Fazit
Die Vorteile vom Wissenstransfer in Unternehmen sind klar: Das relevante Wissen bleibt im Unternehmen. Die Stärken der Mitarbeiter können sich ergänzen und so die Innovationsfähigkeit verbessern. Neue Kollegen sind einfacher anzulernen und zu trainieren und stellen eine engere Beziehung zum Unternehmen her.
Foto oben: Sebastian Berg, Vorstand der Buhr & Team AG für mehr Unternehmenserfolg
Titelbild: © thodonal -stock.adobe.com
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