Spätestens seit Corona sind für uns Online-Geschäftstermine nichts Außergewöhnliches mehr. Wir selbst haben im Büro schon lange vor der Pandemie mit Online-Beratungen begonnen und es gibt vieles was dafürspricht – allen voran natürlich die Ersparnis von Wegzeiten.
Artikel von:
Susanne Kondziolka-Bloch
ÖVM Vorständin
Damit Ihr Online-Meeting professionell wirkt und bei Ihrem Gesprächspartner auch gut ankommt, sollten Sie einige grundlegende Dinge berücksichtigen:
Verwenden Sie eine stabile Internetverbindung. Nichts ist nerviger, als wenn alle fünf Minuten das Bild einfriert und Ihr letzter Satz bei den übrigen Teilnehmern nur in Fragmenten ankommt. Auf lange Sicht lohnt sich hier ein leistungsstärkerer Internet-Tarif.
Sorgen Sie bitte für einen guten Ton. Viele machen sich um Ihre Webcam Sorgen – da reicht ein ganz einfaches Produkt. Aber wenn es in Ihrem Büro zu sehr hallt, oder Ihre Stimme aufgrund des integrierten PC- oder Laptop-Mikros blechern klingt, ist es für Ihren Gesprächspartner anstrengend zu folgen. Oft reicht schon ein Smartphone-Headset. Am besten investieren Sie gleich in ein gutes Mikrophon, es lohnt sich und die Ohren Ihrer Zuhörer werden es danken.
Achten Sie darauf, jegliche Hintergrundgeräusche während des Calls zu vermeiden (schalten Sie Handy und Signaltöne Ihres Rechners ab). Nichts nervt mehr als Telefonläuten oder Stimmen im Hintergrund oder gar andere Personen, die das Meeting unterbrechen. Nicht nur Sie, auch Ihr Kunde verliert da jedes Mal den Faden und muss sich erst wieder neu ins Thema reindenken.
Achten Sie darauf, dass Ihre Kamera auf Augenhöhe ist. Den Laptop können Sie auf ein Laptop-Stativ stellen, notfalls tut es aber ein dickes Buch auch. Blicken Sie nämlich von oben auf die Kamera, fühlt sich Ihr Gesprächspartner klein und das ist keine gute Voraussetzung für ein erfolgreiches Gespräch.
Verwenden Sie eine saubere und ordentliche Umgebung für den Hintergrund. Einerseits vermeiden Sie damit Ablenkungen, andererseits könnte man von einem beispielsweise völlig chaotischen Hintergrund auf eine ebensolche Arbeitsweise schließen. Dies wollen Sie doch sicherlich vermeiden. Übrigens: Weiße Wände als Hintergrund wirken eher kühl, besser sind Grautöne.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem Gesprächspartner zeitgerecht den Zugangslink fürs Meeting zusenden. Seien Sie außerdem selbst pünktlich im digitalen Gesprächsraum und vergessen Sie nicht, den oder die anderen Teilnehmer „hereinzulassen“. Am besten stellen Sie Ihr Meeting gleich ohne Warteraum ein, sodass es nicht passieren kann, dass Ihr Gesprächspartner – von Ihnen unbemerkt – „auf Eintritt“ wartet.
Um die Interaktion zu erhöhen, nutzen Sie Funktionen wie „Teilen des Bildschirms“ etc., ideal um z.B. ein Angebot durchzugehen.
Achten Sie gleichzeitig darauf, dass alle übrigen Programme, die der Kunde nicht sehen sollte (Kundenverwaltung, Outlook, Telebanking, private Fotos, andere geöffnete Webseiten, …) geschlossen sind.
Nutzen Sie ggfs. auch die Aufzeichnungsfunktion (nach vorheriger Rücksprache mit Ihrem Gesprächspartner) für Dokumentationszwecke.
Kunden – egal welchen Alters – sind es heutzutage gewohnt, Online-Meetings zu machen. Nutzen Sie diese unkomplizierte Art des Kundenzugangs.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei!
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