Digitalisierung kann zu einer effektiven Buchhaltung im Maklerbüro beitragen. Warum es aber keine gute Idee ist, Belege einfach zu scannen und dann zu entsorgen, erklärt Volker Schmidt, Geschäftsführer SEB Steuerberatungsgesellschaft mbH.
Redakteur/in: Andreas Richter - Veröffentlicht am 22.07.2016
Digitalisierung, Industrie 4.0, FinTech, vernetzte Welt – Begriffe, die ständig zu hören, aber nur schwer vorstellbar sind. Egal, ob man nun zu den Verfechtern der neuen Technologien gehört oder zu jenen, die diesen eher skeptisch gegenüberstehen – in irgendeiner Form betreffen die neuen Entwicklungen uns alle. „In den Maklerbüros ist die Digitalisierung längst angekommen, weniger spektakulär, aber unübersehbar“, sagt Schmidt.
So setzt sich etwa die digitale Archivierung immer mehr durch. „Prozesse, die in der Vergangenheit papiergebunden waren, wandeln sich zunehmend in digitale Vorgänge, ohne dass Makler dies als Revolution empfinden.“ Es stehe damit nicht nur viel mehr Information zur Verfügung, sondern sie könne auch schneller und einfacher ausgewertet werden.
Digitales Archivieren spart Zeit und Kosten
Laut gesetzlicher Aufbewahrungspflicht können Buchhaltungsunterlagen auch elektronisch aufbewahrt werden – sofern sie vollständig, geordnet und inhaltsgleich bis zum Ablauf der vorgeschriebenen Frist von sieben Jahren vorhanden sind.
Digitale Ablage helfe laut Schmidt, „den finanziellen und zeitlichen Aufwand zum Beispiel durch geringere Archivkosten im Unternehmen zu reduzieren. Doch der Weg von der Papierwelt in die digitale setzt einige Vorarbeiten voraus“, so der Steuerberater. „Die Gefahr ist groß, dass am Ende Hunderte verschiedener Strukturen entstehen. Dabei wäre für alle eine einheitliche Grundstruktur sinnvoll, weil diese den Einzelnen vor Fehlern bewahrt und den Austausch mit Dritten erleichtert.“
Individuelle Verfahrensdokumentation erforderlich
„Um den Abschied vom Papier durch ersetzendes Scannen durchzuführen, bedarf es einer individuellen Verfahrensdokumentation im Unternehmen.“ In dieser Dokumentation wird laut Schmidt exemplarisch festgehalten:
- allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme
- Anwenderdokumentation (Darstellung der einzelnen Prozessschritte)
- technische Systemdokumentation (Beschreibung der verwendeten Hard- und Software)
- Betriebsdokumentation
- Beschreibung des internen Kontrollsystems
- Ausführungen zur Datensicherung
- Überblick über die Historie der eingesetzten Programme
„Auf den ersten Blick hört sich das gegebenenfalls kompliziert an, wird aber unter Umständen doch leicht umzusetzen sein, da in vielen Unternehmen teilweise schon Verfahrensanweisungen oder Ähnliches bestehen. Bei der Erstellung dieser Dokumentation sollte der Makler daher eng mit seinem Steuerberater zusammenarbeiten. Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann es heißen: ab in die Ablage Papierkorb.“
Quelle: AssCompact Deutschland; bearbeitet durch Redaktion Österreich
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