Ohne Innendienst kein Wachstum

Maklerbüros mit keinem oder nur einem Mitarbeiter haben laut Brandmann stark eingeschränkte Aussichten auf Wachstum und Rentabilität – verstärkt durch steigende Regulierung, aber auch durch die zunehmende Auslagerung von Tätigkeiten der Versicherer an Vermittler. Damit muss mehr Zeit in Backoffice-Tätigkeiten investiert werden, und es bleibt „immer weniger Zeit für die existenzielle Tätigkeit, den Vertrieb.“ Um zukunftsfähig zu bleiben, braucht es daher kompetente Mitarbeiter im Innendienst. Doch wie geht man am besten bei der Einstellung von Personal vor?

Tätigkeiten dokumentieren, „Notfallplan“ erstellen

„Sind bereits Innendienstmitarbeiter vorhanden und soll eine Neueinstellung vorgenommen werden, gilt es, zuvor die Prozesse genau zu analysieren und gegebenenfalls neu zu definieren“, so der Inhaber der pb beratung & training und Trainer Deutsche Makler Akademie (DMA).

Als Grundlage dafür kann die Eigendokumentation der Tätigkeiten dienen. „Über einen definierten Zeitraum (empfehlenswert: ein Monat) werden die Tätigkeiten an jedem Arbeitsplatz erfasst, dokumentiert und am Ende ausgewertet. Als Konsequenz werden Arbeitsprozesse dokumentiert, Standards festgelegt und in Arbeitsplatzbeschreibungen für die einzelnen Arbeitsplätze und Mitarbeiter festgeschrieben.“ Daraus lässt sich auch ein „Notfallplan“ generieren, für den Fall, dass Personal unerwartet ausfällt.

Innendienst schafft wertvolle Freiräume für den Vertrieb

Wer neues Personal sucht, ist mit einem möglichst gezielten Anforderungsprofil gut beraten. Zwei grundsätzliche Fragen helfen dabei:

Welche Aufgaben fallen im Maklerbetrieb an? (Aufbauorganisation)
Wer erledigt welche Aufgaben? (Ablauforganisation)

Weil die Einstellung von Mitarbeitern als Investition gilt, braucht es im Vorfeld eine klare Investitionsplanung. Folgender Grundsatz sei laut Brandmann zu beachten: Der Innendienst schafft durch die Übernahme von administrativen Aufgaben Vertriebsfreiräume. „Diese Freiräume gilt es effektiv im Verkauf zu nutzen und Umsatz und somit Gewinn zu generieren. Somit kann eine Gegenfinanzierungsrechnung für den Mitarbeiter erstellt werden.“

„Der Ein-Personen-Vermittlerbetrieb wird keine Zukunft haben“

Als Fazit hält der Unternehmensberater fest:

Wachstum im Maklerbetrieb ist zukünftig nur mit einer entsprechenden Betriebsgröße zu erreichen. Innendienstmitarbeiter sind ein „Muss“.
Der Ein-Personen-Vermittlerbetrieb wird keine Zukunft mehr haben. Künftig werden sich größere Betriebseinheiten bilden.
Der Außendienst muss genügend Freiräume für den Vertrieb bekommen, um Umsatz zu generieren. Dies ist nur mit einem effektiven Innendienst möglich.
Der Innendienst im Maklerbüro muss qualifiziert und effizient aufgestellt sein.

Quelle: AssCompact Deutschland, bearbeitet durch Redaktion Österreich