Maklerbüros sehen sich mit zunehmender Administration konfrontiert. Das raubt Zeit und Kosten – nicht zuletzt zulasten der Kunden. Ein Ausweg: Modulare Lösungen können helfen, die Organisation deutlich zu verschlanken und damit das Kerngeschäft voranzutreiben.
Redakteur/in: Andreas Richter - Veröffentlicht am 16.06.2016
Das Geschäftsvolumen steigern, gleichzeitig die Kosten im Innendienst reduzieren – ein „Dilemma vieler mittelständischer und kleiner Maklerunternehmen“, weiß Dr. Klaus Möller, Vorstand des Servicedienstleisters DEFINET AG. Weil das Budget für umfassende Digitalisierung der Prozesse fehlt, bleibe vielen Betrieben vorerst nur der „Flickenteppich“. Manche Dienstleistungen lassen sich outsourcen, mit Softwarelösungen oder durch das Maklerunternehmen selbst regeln. „Eine derart selbst zusammengebastelte Unternehmensorganisation bringt mit einer hohen Wahrscheinlichkeit aber nur ein suboptimales Ergebnis.“
Das Problem: „Fehlende Schnittstellen zwischen den einzelnen Arbeitsabläufen führen zu permanenten Reibungsverlusten“, so Möller. Wenn man das Gesamtbild nicht kennt, erhöht sich die Fehlerquote, Skaleneffekte und damit auch Kosteneinsparungen bleiben aus. Eine umfassende Lösung stellt viele Makler vor ein Finanzierungsproblem und birgt auch ein unternehmerisches Risiko.
Vom Flickenteppich zum modularen Konzept
Die Lösung kann ein modulares Konzept sein. „Damit können verschiedene Einzellösungen ohne Reibungsverluste doch noch in ein ‚großes Ganzes‘ überführt werden.“ Das heißt: Modulare Konzepte behalten Individuallösungen bei, und zwar bei gleichzeitiger Passgenauigkeit der Einzelmodule. „So muss etwa das Rechnungswesen eng mit digitalen Kommunikationswegen zum Kunden verknüpft sein. Es sollte aber auch eine Schnittstelle zum Marketing haben, um dieses mit notwendigen Statistiken zu versorgen“, weiß der Finanzexperte.
Die Mitarbeiter müssen in der Anwendung standardisierter Prozesse geschult werden. „Dafür aber braucht es ein hohes Maß an Professionalität und Erfahrung“, so Möller, der dazu rät, eine externe Beratung in Anspruch zu nehmen. „Kosten, die hier entstehen, sind eine Investition in den Fortbestand des Maklerbüros. Denn das Potenzial zur Kostenreduzierung durch Personaleinsparungen oder Prozessverschlankungen ist enorm.“
Folgende Geschäftsfelder schlägt Möller vor, die sich für modulare Konzepte eignen:
1. Administration
Antrags-, Vertrags- und Provisionsabwicklung
- schnelle, automatische Dokumentverarbeitung
- papierlose Dokumentenbereitstellung
Professionelle Abwicklung des Rechnungswesens
- elektronische Erfassung der laufenden Geschäftsvorfälle
- Prüfen auf Vollständigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Plausibilität
- Mahnwesen und Inkasso
- Zahlungsverkehr
- Zusammenstellung von Unterlagen zur Verwendung im Rahmen der Steuererklärung und Jahresabschlüsse
IT-Services
- kosteneffizienter Rundum-Service für alle IT-Themen
- Hosting eigener IT-Infrastruktur in externen Rechenzentren
2. Personalwesen
Mitarbeiterqualifizierung
- Präsenzseminare mit flexiblen E-Learning-Komponenten
- Einweisung in standardisierte Analyse- und Beratungstools
Personalservices
- Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung aller Innendienstmitarbeiter
- Führung der Personalakte, komplett digitalisiert und jederzeit online abrufbar
3. Vertriebsunterstützung
Finanzkommunikation
- Einrichtung von Online-Communities
- Einrichtung eines geschützten Bereichs für interne Kommunikation
- Newsletter und Social-Media-Beiträge für regelmäßige Vertriebsimpulse
Marketing
- individuelle Entwicklung effektiver Strategien und Kampagnen
- Nutzung von Marktpotenzialen und Weiterentwicklung von Bestandskunden
- Umsetzung der Marketingkampagnen
Quelle: AssCompact Deutschland; bearbeitet durch Redaktion Österreich
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